Was kostet Online-Terminbuchung für Handwerker?

Was die Anbieter laut ihren Preisseiten verlangen

Die folgenden Zahlen stammen von den öffentlichen Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 26. Juli 2026. Der Leistungsumfang unterscheidet sich deutlich, ein Preis allein sagt also wenig — die Tabelle zeigt deshalb auch, was im Einstiegstarif jeweils enthalten ist.

Zwei Dinge dazu, damit die Zahlen vergleichbar bleiben: Terminland und cituro weisen ihre Preise netto aus, es kommen also 19 % Umsatzsteuer dazu. Unsere 99 € sind der Betrag, der auf der Rechnung steht — wir arbeiten nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) und weisen keine Umsatzsteuer aus. Und: Gratis-Tarife haben Mengengrenzen, die man vorher kennen sollte — der von SimplyBook.me umfasst laut Preisseite 50 Buchungen im Monat, wer regelmäßig mehr Online-Buchungen bekommt, braucht dort einen Bezahltarif. Bei anderen Anbietern gelten andere Grenzen; ein Blick in die jeweilige Preisliste lohnt sich.

Der Kostentreiber heißt nicht Termin, sondern Mitarbeiter

Buchungssoftware ist historisch für Salons und Praxen gebaut — dort sitzt eine Person auf einem Stuhl in einem Raum. Entsprechend rechnen fast alle Anbieter pro Kalender, pro Terminplan oder pro Nutzer ab. Für einen Handwerksbetrieb mit Chef und drei Monteuren ist das genau die Stelle, an der der beworbene Einstiegspreis nicht mehr gilt.

Ein Beispiel mit den Listenpreisen von oben: Terminland Easy kostet 14,90 € und enthält einen Terminplan. Vier Personen mit eigenem Terminplan sind 14,90 € + 3 × 6,90 € = 35,60 € netto, also rund 42 € brutto im Monat. Sollen Kunden zusätzlich per SMS erinnert werden, kostet das Kontingent bis 100 SMS im Monat in diesem Tarif 6,90 € extra. Bei cituro steigt der Preis ebenfalls mit der Zahl der buchbaren Kalender, bei SimplyBook.me zusätzlich mit der Zahl der Buchungen pro Monat.

Das ist kein Vorwurf an die Anbieter, sondern schlicht ein anderes Preismodell. Nur sollte man es beim Vergleich kennen: Der Preis, den Sie in einem Jahr zahlen, hängt weniger vom Einstiegstarif ab als von der Frage, wie viele Kalender, Nutzer und Buchungen Ihr Betrieb braucht.

Braucht ein Handwerksbetrieb überhaupt einen Buchungskalender?

Ehrliche Antwort: nicht jeder. Ein Buchungskalender funktioniert nur dort, wo die Dauer eines Termins vorher feststeht. Im Handwerk ist das je nach Auftragsart sehr unterschiedlich:

• Planbare Termine — Kalender sinnvoll: Aufmaß, Beratung im Ausstellungsraum, Heizungswartung, jährliche Prüfung, Kundendienst nach Checkliste. Die Dauer ist bekannt, der Slot passt.
• Unklarer Aufwand — Kalender riskant: Ein tropfender Wasserhahn kann 20 Minuten oder ein halber Tag sein. Wer solche Aufträge in feste Zeitfenster presst, verplant sich reihenweise und ärgert am Ende beide Seiten.
• Notdienst — gehört ans Telefon: Bei Wasserrohrbruch oder Stromausfall ruft niemand ein Buchungsformular auf. Dafür braucht es eine gut sichtbare Nummer, kein System.

Für den zweiten Fall ist ein strukturiertes Anfrageformular oft die bessere Lösung: Der Kunde gibt Postleitzahl, Art des Problems, ein bis zwei Fotos und seinen Wunschzeitraum an — Sie behalten die Terminhoheit und wissen vor dem Rückruf, worum es geht. Bei einem unserer Kunden, einem Entrümpelungsbetrieb, läuft die Anfrage genau so und nicht über einen Kalender. Welcher Weg für Ihren Betrieb passt, klären wir im Erstgespräch; welche Möglichkeiten das System hat, zeigt die Seite Online-Terminbuchung mit Live-Demo.

Worauf Sie beim Vergleich achten sollten

Neben dem Grundpreis entscheiden im Handwerk vor allem sechs Punkte darüber, ob ein System im Alltag trägt oder nach vier Wochen wieder ausgeschaltet wird:

• Termindauer je Leistung: Ein Aufmaß braucht 30 Minuten, eine Wartung zwei Stunden. Wer nur eine Einheitsdauer einstellen kann, verplant sich.
• Puffer für die Anfahrt: Vor- und Nachbereitungszeit pro Termin, sonst steht der nächste Kunde vor der Tür, während Sie noch im Auto sitzen.
• Einsatzgebiet: Eine Postleitzahl-Abfrage vor der Buchung verhindert Termine 60 Kilometer außerhalb Ihres Gebiets.
• Fotos und Beschreibung: Wer den Schaden vorab sieht, schätzt den Aufwand realistischer ein und fährt seltener umsonst hin.
• Kalender auf dem Handy: Termine müssen dort landen, wo Sie sie auf der Baustelle sehen — sonst führt jemand zwei Kalender.
• Preismodell und Laufzeit: Kosten pro Nutzer, pro Buchung oder pro Standort? Und lässt sich monatlich kündigen, wenn es doch nicht passt?

Rechnet sich das für einen kleinen Betrieb?

Rechnen Sie nicht mit unseren Zahlen, sondern mit Ihren. 99 € im Monat sind 1.188 € im Jahr; im ersten Jahr kommt die einmalige Einrichtung hinzu, zusammen also 1.478 €. Buchen Sie die Terminbuchung gemeinsam mit einem Website-Paket, entfällt die Einrichtung — dann bleibt es auch im ersten Jahr bei 1.188 €. Gegenrechnen sollten Sie diese Summe aber nicht mit dem Umsatz eines Auftrags, sondern mit dem, was von einem Auftrag nach Material, Lohn und Fahrzeit übrig bleibt: dem Deckungsbeitrag. Teilen Sie den Jahresbetrag durch diesen Wert, und Sie sehen, wie viele zusätzliche Aufträge das System im Jahr bringen muss, damit es sich trägt. Daneben steht die Zahl der Anfragen, die heute verloren gehen, weil auf der Baustelle niemand ans Telefon geht und abends niemand mehr zurückruft.

Der zweite Effekt ist schwerer zu beziffern, aber im Alltag oft der spürbarere: weniger Rückruf-Pingpong. Statt drei Anrufversuchen, bis ein Termin steht, trägt der Kunde sich selbst ein oder schickt eine vollständige Anfrage. Automatische Erinnerungen kurz vor dem Termin reduzieren zusätzlich die Fälle, in denen niemand zu Hause ist — im Handwerk kostet das nicht nur Zeit, sondern auch die Anfahrt.

Wenn ohnehin eine neue Website ansteht

Viele Betriebe kommen zur Terminbuchung, weil die Website sowieso überfällig ist. In der Kombination sieht das bei uns so aus: 1.400 € einmalig für eine Website mit bis zu sechs Unterseiten, dazu 99 € im Monat für die Terminbuchung und ab 29 € im Monat für Hosting & Pflege. Die einmalige Einrichtung der Terminbuchung (290 €) entfällt in dieser Kombination. Welche Pakete es sonst noch gibt, steht auf /preise. Wie eine Handwerker-Website bei uns aufgebaut ist — Leistungen, Projekt-Galerie, direkter Draht — zeigt die Seite Website für Handwerker.

Datenschutz nicht übersehen

Ein Buchungssystem verarbeitet Kundendaten in Ihrem Auftrag. Damit brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, sollten den Serverstandort kennen und die Terminbuchung in Ihrer Datenschutzerklärung erwähnen. Das kostet kein Geld, aber es gehört zur Auswahl dazu — die fünf Punkte, die wirklich zählen, stehen im Ratgeber zur DSGVO-konformen Terminbuchung.

Fazit

Der Einstieg in die Online-Terminbuchung ist günstig, der Alltagspreis hängt an der Zahl der Kalender, Nutzer und Buchungen. Wer das beim Vergleich mitrechnet, kommt für einen kleinen Handwerksbetrieb je nach Anbieter auf 30 bis 60 € brutto im Monat (nach den Listenpreisen gerechnet) — bei uns auf 99 € als Festpreis ohne Staffelung. Wichtiger als die letzten zehn Euro ist aber die Frage davor: Ob Ihre Aufträge überhaupt in feste Zeitfenster passen. Tun sie es nicht, ist ein durchdachtes Anfrageformular die ehrlichere und günstigere Antwort.