Was kostet Online-Terminbuchung für die Physiotherapie?

Zwei Systemwelten, die man nicht direkt vergleichen kann

Auf der einen Seite stehen Terminbuchungssysteme: Sie zeigen freie Zeiten, nehmen Buchungen entgegen, erinnern und verwalten Kontaktdaten. Auf der anderen Seite stehen Praxis-Systeme für Heilberufe mit Zuweisernetzwerk, Videosprechstunde und Behandlungsdokumentation. Daraus erklärt sich der Preisunterschied zu großen Teilen. Grundlage der Tabelle sind die Preisseiten der drei Anbieter, Abrufdatum 26. Juli 2026.

Zur Steuer: Bei cituro und Terminland kommen auf die genannten Beträge noch 19 % obendrauf; samedi macht auf seiner Preisseite dazu keine Angabe. Wir selbst fallen unter § 19 UStG und weisen keine Umsatzsteuer aus. Wo zwei Werte nebeneinanderstehen, gehört der niedrigere zur Vorauszahlung fürs Jahr.

Der Kostentreiber heißt Ressource, nicht Patient

In einer Physiopraxis hängt an einem Termin selten nur eine Person. Manuelle Therapie braucht einen Behandler und eine Kabine, Gerätetraining ein Gerät, Schlingentisch oder Extension einen bestimmten Raum. Genau das treiben die üblichen Preismodelle: Wer nach Kalendern abrechnet, zählt Räume und Geräte mit.

Ein Beispiel mit den Listenpreisen von oben: Drei Behandler, die parallel arbeiten sollen, sind bei cituro der Standard-Tarif (29 €, weil das Ressourcenmanagement erst dort enthalten ist) plus zwei weitere Kalender à 6 € — zusammen 41 € netto, rund 49 € brutto im Monat. Kommen zwei Behandlungsräume als eigene Ressourcen dazu, wächst der Betrag weiter. Bei samedi wären dieselben drei Behandler im Essential-Tarif 177 € im Monat. Das ist kein Widerspruch, sondern ein anderes Produkt: Dort sind Zuweisersystem, digitales Wartezimmer und Videosprechstunde Teil des Pakets.

Was sich mit Rezept online buchen lässt — und was nicht

Der häufigste Denkfehler bei Praxissoftware ist die Annahme, Patienten könnten sich einfach in den Kalender eintragen. In der Physiotherapie geht das nur eingeschränkt, weil vor dem Termin die Verordnung steht: Heilmittel, Anzahl der Einheiten, Frequenz und oft ein Beginn innerhalb einer Frist. Praktisch heißt das:

• Erstkontakt statt Behandlungstermin: Online gebucht wird der erste Termin, zu dem das Rezept mitgebracht wird. Die Folgeserie planen Sie selbst — mit Blick auf Verordnungsmenge und Frequenz.
• Terminserien gehören in Ihre Hand: Sechs Einheiten im Wochenrhythmus lassen sich schlecht einzeln online buchen. Manche Systeme bieten dafür Terminketten an; samedi nennt diese Funktion ausdrücklich auf seiner Preisseite.
• Selbstzahlerleistungen sind der eigentliche Online-Kandidat: Massage, Krankengymnastik auf eigene Rechnung, Sportphysiotherapie, Beckenboden- oder Rückenkurse — hier entscheidet der Patient allein und bucht auch abends um 22 Uhr.
• Verordnungsdaten nicht im Buchungsformular abfragen: Diagnose oder Heilmittel gehören nicht in ein offenes Online-Formular. Für die Terminvergabe reicht Name, Kontakt und die Info „mit Rezept" oder „Selbstzahler".

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt

Sobald aus einem Termin hervorgeht, dass jemand in Behandlung ist, bewegen Sie sich im Bereich der Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO — eine besondere Kategorie personenbezogener Daten mit strengeren Anforderungen. Praktisch heißt das: sparsame Datenabfrage, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter, ein bekannter Serverstandort und eine Löschroutine, die auch wirklich läuft. Wir sind keine Rechtsanwälte, aber die fünf Punkte, die Sie jedem Anbieter stellen sollten, stehen im Ratgeber zur DSGVO-konformen Terminbuchung.

Was unser System leistet — und was es nicht ist

Damit hier keine falsche Erwartung entsteht: MDE Booking ist ein Terminbuchungssystem, keine Praxissoftware. Es rechnet nicht mit Krankenkassen ab, führt keine Heilmittel-Dokumentation und ersetzt keine Verordnungsverwaltung. Es plant auch keine Räume und Geräte als eigene Ressourcen — die Termine hängen an Ihren Behandlern. Es nimmt Termine an, erinnert Patienten, verwaltet Wartelisten und Kontaktdaten und hängt an Ihrer Website und Ihrem Google-Profil. Wenn Ihre Praxis eine vollständige Abrechnungslösung braucht, ist ein Praxis-System die richtige Wahl — und wir sagen das im Erstgespräch auch so.

Rechnet sich das für eine Praxis, die ohnehin voll ist?

Bei vielen Physiopraxen ist der Kalender nicht das Problem, sondern das Telefon: Es klingelt während der Behandlung, der Anrufbeantworter ist abends voll, und die Rückrufe frisst die Mittagspause. Der Gewinn liegt hier zuerst in gewonnener Zeit, nicht in neuen Patienten — und in Terminen, die nicht ausfallen, weil eine Erinnerung rausgeht.

Wo trotzdem gerechnet werden soll, dann bitte mit dem Deckungsbeitrag: Ein frei gewähltes Rechenbeispiel — bleiben je Behandlungseinheit nach anteiligen Sachkosten 25 € übrig, dann entsprechen die 1.188 €, die zwölf Monate zu 99 € ergeben (im Startjahr 1.478 € samt Einrichtung), rund 48 Einheiten pro Jahr, also etwa vier im Monat. Für eine ausgebuchte Kassenpraxis ist das die falsche Rechnung: Dort zählt, wie viele Ausfälle Sie durch Erinnerungen und eine Warteliste vermeiden und wie viele Stunden Telefonarbeit pro Woche wegfallen. Für eine Praxis, die Selbstzahlerangebote ausbauen will, ist es die richtige.

Wenn die Praxis-Website ohnehin veraltet ist

Patienten suchen nach „Physiotherapie" plus Ort und entscheiden sich meist innerhalb der ersten drei Ergebnisse. Taucht Ihre Seite dort nicht auf oder ist sie auf dem Handy unbrauchbar, nützt das beste Buchungssystem wenig. Beides zusammen kostet bei uns 1.400 € einmalig, sechs Unterseiten inbegriffen; die Terminvergabe schlägt mit 99 € monatlich zu Buche, Hosting und Pflege mit mindestens 29 € monatlich. Die Einrichtungsgebühr von 290 € entfällt dann. Änderungen an einer bestehenden Seite — neues Team-Mitglied, neuer Kurs, geänderte Zeiten — setzen wir zum Festpreis um und legen das Angebot vorher vor. Wie eine Praxis-Website bei uns aufgebaut ist, zeigt die Seite Website für Praxen und Therapeuten; die Pakete stehen auf /preise, die Live-Demo unter /terminbuchung.

Fazit

Reine Buchungssysteme sind für eine Physiopraxis günstig zu haben, werden aber teurer, sobald Räume und Geräte als eigene Ressourcen mitzählen; Praxis-Systeme für Heilberufe rechnen je Behandler ab und liegen entsprechend höher. Wichtiger als die Preisstufe ist die Vorfrage: Rezepttermine planen Sie weiterhin selbst, online buchbar sind vor allem Erstkontakte und Selbstzahlerleistungen. Wer das sauber trennt, gewinnt Ruhe am Telefon — und genau dafür lohnt sich das System, nicht für eine Auslastung, die Sie ohnehin schon haben.